Politik & organisation

Ärendehanteringen styrs av kommunallagen. Varje steg registreras, från det ärendet ankomststämplas och diarieförs, fram till att beslut tas.

I diariet går det därför att följa ett ärendes väg, vilka yttranden som kommit in, vilka beslut som tagits och till vem beslutet skickats.

Inkommen handling, som posten kallas i lagtexten, kan komma från myndigheter, medborgare eller andra kommunala nämnder. Handlingar som kommer in via fax eller e-post behandlas på samma sätt som brevpost. All post behandlas lika, oavsett hur den kommer till kommunen.

När post kommer in till kommunen ankomststämplas den med dagens datum. Den diarieförs om det är ett ärende som ska behandlas och beslut ska tas. Diarienumret hjälper till att underlätta sökningen av ärendet.

Enligt arkivlagen är kommunen skyldig att upprätthålla en god ordning av kommunala dokument. Varje händelse registreras i diariet under ärendets gång, det kan vara remisser, inkomna yttranden, beslut, expediering av beslut, arkivläggning eller återremiss.

Kommunens handlingar är allmänna. Det innebär att alla har rätt att se de handlingar som kommit in till kommunen. Undantaget är de handlingar som är sekretessbelagda.

Grunden för rätt till insyn finns i offentlighetsprincipen och tryckfrihetsförordningen. 

Handläggare är en tjänsteman som tar fram beslutsunderlag och arbetar med utredningar eller andra uppgifter politikerna beslutat om.

När ett ärende ska behandlas av styrelsen eller en nämnd som har specialkunskaper om ärendet måste det förberedas, d.v.s. beredas. Då skickas ärendet på remiss.

Kanske behöver handläggaren ta fram en utredning, en kartbild, ett avtalsförslag eller en kostnadsberäkning. Tjänstemannen sammanställer underlaget och skriver sedan förslag till beslut (tjänsteskrivelse).

I enklare ärenden har tjänstemannen ibland mandat att fatta beslut, s.k. delegation.

Ordföranden har ansvar för att de ärenden som styrelsen/ nämnden ska behandla är beredda, d.v.s. att kallelsen innehåller de uppgifter/ handlingar som krävs för att kunna ta beslut.

Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material. Ledamöterna får en kallelse med föredragningslista och handlingar som krävs för att kunna ta beslut i god tid före sammanträdet.

Sammanträdeshandlingar finns även tillgängliga på kommunkontoret. På så sätt kan allmänheten med stöd av offentlighetsprincipen granska kommunens handläggning av ärenden.

Kommunfullmäktige beslutar i alla stora och övergripande frågor som rör kommunen och oss som bor här.

Exempel på frågor är hur kommunen ska organisera sin verksamhet, hur mycket vi ska betala i kommunalskatt, var det ska byggas nya bostäder och hur mycket barnomsorgen ska kosta.

Fullmäktige beslutar om kommunens budget och fördelar pengar mellan de olika nämnderna och deras verksamheter.

De politiska besluten tas på olika nivåer beroende på ärendenas art. För ärenden där de slutliga besluten tas i kommunfullmäktige gäller beredningstvång. För ärenden som kommer från revisorerna och som ställs till kommunfullmäktige krävs inget beredningstvång.

• Utskotten bereder ärenden för kommunstyrelsen.
• Kommunstyrelsen tar egna beslut samt bereder för fullmäktige.
• Kommunfullmäktige tar slutliga beslut.

Kommunstyrelsen, Bygg- och miljönämnden och Individnämnden beslutar i frågor som berör deras område (taxor, avgifter, reglementen, m.m.) Ärende av principiell beskaffenhet ska trots nämndernas mandat skickas till kommunfullmäktige för beslut.

Med andra ord; kommunfullmäktige beslutar i alla stora och övergripande frågor.

Efter varje sammanträde skrivs det ett protokoll, en paragraf för varje ärende. Protokollet justeras, skrivs under av ordföranden och en eller två justeringsmän, allt för att kontrollera att beslutet är riktigt formulerat.

Varje paragraf i protokollet expedieras; protokollsutdrag skickas till dem som berörs av beslutet.

Den som initierat ett ärende får svar och den eller de som ska verkställa beslutet, exempelvis avstycka mark, får också kännedom om beslutet.

Efter justering anslås protokollet på kommunens digitala anslagstavla.

Anslaget är ett viktigt besked om att beslut tagits och att tiden för överklagande börjat löpa. Anslaget sitter uppe i tre veckor, den tid som kommuninnevånarna har att överklaga.

Alla kommuninvånare har rätt att överklaga lagligheten i besluten som kommunen fattar. Det gäller oavsett om det är fullmäktige, styrelsen, nämnderna eller tjänstemän som fattar dem.

När ärendet är slutbehandlat arkiveras det i ett ärendesystem så att det ska bli lätt att hitta ett gammalt ärende.

Så här uttrycks det i arkivlagen: "En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering."