Överkalix Kommun

Beslutprocessen

Ärendehanteringen styrs av kommunallagen. Varje steg registreras, från det ärendet ankomststämplas och diarieförs fram till att beslut tas.

I diariet går det därför att följa ett ärendes väg, vilka yttranden som kommit in, vilka beslut som tagits och till vem beslutet skickats.

Post/ inkommen handling/ diarieföring

Inkommen handling, som posten kallas i lagtexten, kan komma från myndigheter, medborgare eller andra kommunala nämnder. Handlingar som kommer in via fax eller e-post behandlas på samma sätt som brevpost. All post behandlas lika, oavsett hur den kommer till kommunen.

När post kommer in till kommunen ankomststämplas det med dagens datum. Det diarieförs om det är ett ärende som ska behandlas och beslut ska tas. Diarienumret syftar till att underlätta sökningen av ärendet samt att man enligt arkivlagen är skyldig att upprätthålla en god ordning av kommunala dokument. Varje händelse registreras i diariet under ärendets gång, det kan vara remisser, inkomna yttranden, beslut, expediering av beslut, arkivläggning eller återremiss.

Kommunens handlingar är allmänna. Det innebär att alla har rätt att se de handlingar som kommit in till kommunen. Undantaget är de handlingar som är sekretessbelagda.

Grunden för rätt till insyn finns i offentlighetsprincipen och tryckfrihetsförordningen.

Handläggare

Tjänsteman som tar fram beslutsunderlag och arbetar med utredningar eller andra uppgifter politikerna beslutat om.

Beredning

När ett ärende ska behandlas av styrelsen eller en nämnd som har specialkunskaper om ärendet måste det förberedas, dvs. beredas. Då skickas ärendet på remiss.

Kanske behöver handläggaren ta fram en utredning, en kartbild, ett avtalsförslag eller en kostnadsberäkning. Tjänstemannen sammanställer underlaget och skriver sedan förslag till beslut (tjänsteskrivelse).

I enklare ärenden har tjänstemannen/ kvinnan ibland mandat att fatta beslut s.k. delegation.

Kallelse

Ordföranden har ansvar för att de ärenden som styrelsen/nämnden ska behandla är beredda, dvs att kallelsen innehåller de uppgifter/handlingar som krävs för att kunna ta beslut.

Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material. Ledamöterna får en kallelse med föredragningslista och handlingar som krävs för att kunna ta beslut i god tid före sammanträdet.

Sammanträdeshandlingar finns även tillgängliga på kommunkontoret. På så sätt kan allmänheten med stöd av offentlighetsprincipen granska kommunens handläggning av ärenden.

Politisk behandling – sammanträden

Kommunfullmäktige beslutar i alla stora och övergripande frågor som rör kommunen och oss som bor här. Exempel på frågor är hur kommunen ska organisera sin verksamhet, hur mycket vi ska betala i kommunalskatt, var det ska byggas nya bostäder och hur mycket barnomsorgen ska kosta. Fullmäktige beslutar om kommunens budget och fördelar pengar mellan de olika nämnderna och deras verksamheter.

De politiska besluten tas på olika nivåer beroende på ärendenas art. För ärenden där de slutliga besluten tas i kommunfullmäktige gäller beredningstvång. För ärenden som kommer från revisorerna och som ställs till kommunfullmäktige krävs inget beredningstvång.

• Utskottet (tar egna beslut samt bereder för kommunstyrelsen)
• Kommunstyrelsen (tar egna beslut samt bereder för fullmäktige)
• Kommunfullmäktige

Kommunstyrelsen och Bygg- och mijönämnden beslutar i frågor som berör deras område (taxor, avgifter, reglemente samt ärende av principiell beskaffenhet skall trots nämndernas mandat skickas till kommunfullmäktige för beslut).

Med andra ord; kommunfullmäktige beslutar i alla stora och övergripande frågor.

Protokoll

Efter varje sammanträde skrivs det ett protokoll, en paragraf för varje ärende. Protokollet justeras, skrivs under, av ordföranden och en eller två justeringsmän, allt för att kontrollera att beslutet är riktigt formulerat.

Beslutsexpediering

Varje paragraf i protokollet expedieras; protokollsutdrag skickas till dem som berörs av beslutet.
Den som initierat ett ärende får svar och den eller de som ska verkställa beslutet, exempelvis avstycka mark, får också kännedom om beslutet.

Anslag av protokoll

Efter justering anslås protokollet på kommunens digitala anslagstavla.

Anslaget är ett viktigt besked om att beslut tagits och att tiden för överklagande börjat löpa. Anslaget sitter uppe i tre veckor, den tid som kommuninnevånarna har att överklaga.

Alla kommuninvånare har rätt att överklaga lagligheten i besluten som kommunen fattar. Det gäller oavsett om det är fullmäktige, styrelsen, nämnderna eller tjänstemän som fattar dem.

Kommunala beslut överklagas genom laglighetsprövning eller förvaltningsbesvär.

Den prövande instansen - länsrätten - kan bara bifalla eller avslå överklagandet. Den kan inte ersätta det överklagade beslutet med ett nytt. Reglerna för laglighetsprövning finns i 10 kap kommunallagen.

Ärenden som härrör från speciallagstiftningen kan däremot prövas både utifrån laglighets- och lämplighetssynpunkter. Dessa ärenden kan överklagas endast av den eller de som ärendet rör, om beslutet gått henne/ honom emot.

Arkiv

När ärendet är slutbehandlat arkiveras det efter ett särskilt system så att det ska bli lätt att hitta ett gammalt ärende. Även när handlingarna lagts till kommunens arkiv finns det lagar som styr.

Så här uttrycks det i arkivlagen: "En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering."

Att överklaga ett beslut

Om du vill klaga på ett beslut som har fattas av Överkalix kommunen är det viktigt att veta att man skiljer på om kommunen hade rätt att fatta beslutet, så kallat kommunalbesvär, eller om man tycker att själva beslutet var felaktigt,så kallat förvaltningsbesvär.

Kommunalbesvär eller laglighetsprövning

Som kommunmedlem kan du överklaga ett beslut när du tycker att kommunen har överskridit sina befogenheter eller fattat beslut i strid mot gällande regler för hur ett beslut skall fattas.

Kommunalbesvär  

Ett kommunalbesvär skall lämnas skriftligen till länsrätten inom tre veckor från den dag då det tillkännagivits på kommunens officiella anslagstavla att protokollet där beslutet finns har justerats. Kommunens officiella anslagstavla finns vid förvaltningsbyggnadens stora entré.

Ett överklagat beslut skall upphävas, om

• det inte har tillkommit i laga ordning
• beslutet hänför sig till något som inte är en angelägenhet för kommunen eller landstinget,
• det organ som har fattat beslutet har överskridit sina befogenheter, eller
• beslutet strider mot lag eller annan författning

Om ett överklagande godkänns, kan inte ett annat beslut sättas i stället utan hela beslutet ogiltigförklaras. Ärendet måste således tas upp på nytt.

Förvaltningsbesvär

Bara den som berörs av ett beslut kan göra ett förvaltningsbesvär, till exempel beslut om bygglov eller socialt bistånd. Vid denna typ av beslut är kommunen skyldig att upplysa dig som berörs av beslutet hur du skall göra för att överklaga, Kommunen skall ge s.k. besvärshänvisning genom vilken du får veta hur du överklagar och vart du ska skicka ditt överklagande. Ett förvaltningsbesvär skall lämnas inom tre veckor räknat från det datum du fick beslutet. 
Vid en prövning av ett förvaltningsbesvär prövas både om beslutet är lagligt och också själva sakfrågan.

Överkalix kommun 
 956 81  Överkalix 
Tel 0926-740 00

Förvaltningsrätten i Luleå
Box 849
971 26 Luleå
Tel 0920-295 490