Ärendegång
Beslutprocessen
Här följer en beskrivning av hur det går till från det att ett ärende kommer in till dess det är färdigbehandlat.
Ärendehanteringen styrs av kommunallagen. Varje steg registreras, från det ärendet ankomststämplas och diarieförs.
I diariet går det därför att följa ett ärendes väg, vilka yttranden som kommit in, vilka beslut som tagits och till vem beslutet skickats.
Post/inkommen handling/diarieföring
Inkommen handling, som posten kallas i lagtexten, kan komma från myndigheter, medborgare eller andra kommunala nämnder. Handlingar som kommer in via fax eller e-post behandlas på samma sätt som brevpost. All post behandlas lika, oavsett hur den kommer till kommunen.
När post kommer in till kommunen ankomststämplas det med dagens datum och diarieförs. Diarienumret syftar till att man lättare skall kunna underlätta sökningen av ärendet samt att man enligt arkivlagen är skyldig att upprätthålla en god ordning av kommunala dokument. Varje händelse registreras i diariet under ärendets gång, det kan vara remisser, inkomna yttranden, beslut, expediering av beslut, arkivläggning eller återremiss.
Kommunens handlingar är allmänna. Det innebär att alla har rätt att se de handlingar som kommit in till kommunen. Undantaget är de få handlingar som är sekretessbelagda.
Grunden för rätt till insyn finns i offentlighetsprincipen och tryckfrihetsförordningen.
Handläggare
Tjänsteman som tar fram beslutsunderlag och arbetar med utredningar eller andra uppgifter politikerna beslutat om.
Beredning
När ett ärende ska behandlas av styrelsen eller en nämnd som har specialkunskaper om ärendet måste det förberedas, dvs. beredas. Då skickas ärendet på remiss.
Kanske behöver handläggaren ta fram en utredning, en kartbild, ett avtalsförslag eller en kostnadsberäkning. Tjänstemannen sammanställer underlaget och skriver sedan förslag till beslut (tjänsteskrivelse).
I enklare ärenden har tjänstemannen/kvinnan ibland mandat att fatta beslut s.k. delegation.
Kallelse
Ordföranden har ansvar för att de ärenden som styrelsen/nämnden ska behandla är beredda, dvs att kallelsen innehåller de uppgifter/handlingar som krävs för att kunna ta beslut.
Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material. Ledamöterna får en kallelse med föredragningslista och handlingar som krävs för att kunna ta beslut i god tid före sammanträdet.
Sammanträdeshandlingar finns även tillgängliga på kommunkontoret. På så sätt kan allmänheten med stöd av offentlighetsprincipen granska kommunens handläggning av ärenden.
Politisk behandling – sammanträden
Kommunfullmäktige beslutar i alla stora och övergripande frågor som rör kommunen och oss som bor här. Exempel på frågor är hur kommunen ska organisera sin verksamhet, hur mycket vi ska betala i kommunalskatt, var det ska byggas nya bostäder och hur mycket barnomsorgen ska kosta. Fullmäktige beslutar om kommunens budget och fördelar pengar mellan de olika nämnderna och deras verksamheter.
De politiska besluten tas på olika nivåer beroende på ärendenas art. För ärenden där de slutliga besluten tas i kommunfullmäktige gäller beredningstvång. För ärenden som kommer från revisorerna och som ställs till kommunfullmäktige krävs inget beredningstvång.
- Arbetsutskottet (tar egna beslut samt bereder för kommunstyrelsen)
- Kommunstyrelsen (tar egna beslut samt bereder för fullmäktige)
- Kommunfullmäktige
Nämnderna beslutar i frågor som berör deras område (taxor, avgifter, reglemente samt ärende av principiell beskaffenhet skall trots nämndernas mandat skickas till kommunfullmäktige för beslut).
Med andra ord; kommunfullmäktige beslutar i alla stora och övergripande frågor.
Protokoll
Efter varje sammanträde skrivs det ett protokoll, en paragraf för varje ärende. Protokollet justeras, skrivs under, av ordföranden och en eller två justeringsmän, allt för att kontrollera att beslutet är riktigt formulerat.
Efter justeringen anslås protokollet på kommunens officiella anslagstavla (finns i kommunkontorets entré).
Beslutsexpediering
Varje paragraf i protokollet expedieras; protokollsutdrag eller brev skickas till dem som berörs av beslutet.
Den som initierat ett ärende får svar och den eller de som ska verkställa beslutet, exempelvis avstycka mark, får också kännedom om beslutet.
Anslag av protokoll
Efter justering anslås protokollet på kommunens officiella anslagstavla (finns i kommunkontorets entré). Anslaget är ett viktigt besked om att beslut tagits och att tiden för överklagande börjat löpa. Anslaget sitter uppe i tre veckor, den tid som kommuninnevånarna har att överklaga.
Alla kommuninvånare har rätt att överklaga lagligheten i besluten som kommunen fattar. Det gäller oavsett om det är fullmäktige, styrelsen, nämnderna eller tjänstemän som fattar dem.
Kommunala beslut överklagas genom laglighetsprövning eller förvaltningsbesvär.
Den prövande instansen - länsrätten - kan bara bifalla eller avslå överklagandet. Den kan inte ersätta det överklagade beslutet med ett nytt. Reglerna för laglighetsprövning finns i 10 kap kommunallagen.
Ärenden som härrör från speciallagstiftningen kan däremot prövas både utifrån laglighets- och lämplighetssynpunkter. Dessa ärenden kan överklagas endast av den eller de som ärendet rör, om beslutet gått henne/honom emot.
Arkiv
När ärendet är slutbehandlat arkiveras det efter ett särskilt system så att det ska bli lätt att hitta ett gammalt ärende. Även när handlingarna lagts till kommunens arkiv finns det lagar som styr. Så här uttrycks det i arkivlagen: "En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering."
Att överklaga ett beslut
Du har tre veckor på dig att överklaga ett beslut. Tiden räknas från den dag då meddelandet om att protokollet har justerats (godkänts) sätts upp på kommunens officiella anslagstavla. Den sitter i kommunkontorets entré.
Vem har rätt att överklaga?
Rätt att överklaga (påkalla laglighetsprövning) har du som är folkbokförd, äger fastighet eller är taxerad till kommunalskatt i Överkalix kommun. Ett beslut som fattats med stöd av kommunallagen kan upphävas om det kommit till på felaktigt sätt, strider mot lag, överskrider kommunens befogenheter, eller fattats av fel kommunalt organ. Det är alltså inte möjligt att få ett beslut upphävt bara för att du anser att det är fel eller olämpligt. Domstolen kan bara upphäva beslut, inte sätta ett annat beslut i dess ställe.
Enligt förvaltningslagen
Beslut av kommunala nämnder, som fattats med stöd av särskilda lagar (plan- och bygglagen, socialtjänstlagen, m m) kan i regel överklagas av den som beslutet rör.
Överklagandet ska ske skriftligt och skickas till den nämnd som meddelat beslutet. Överklagandet ska ha kommit in inom tre veckor från den dag då klaganden fick ta del av beslutet.
Enligt kommunallagen
Om du vill överklaga ett beslut som fattats av kommunfullmäktige eller någon nämnd i Överkalix kommun, och som inte ska överklagas enligt förvaltningslagen, kan du begära laglighetsprövning enligt kommunallagen.
Överklagandet ska ske skriftligt och skickas till länsrätten.